Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Kokousvahti käsittelee henkilötietoja verkkosivustolla (kokousvahti.fi) ja alustalla (platform.kokousvahti.fi).
Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Seloste kattaa markkinointisivuston yhteydenotot, demovaraukset ja palvelinlokit sekä Kokousvahti-alustan rekisteröitymisen, tekoälyhaun ja käytön.
Kun käytät verkkosivustoamme tai alustaa, käsittelemme tietojasi tässä selosteessa kuvatulla tavalla.
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Rekisterinpitäjä (taho, joka vastaa henkilötietojesi käsittelystä) on Kokousvahti, Y-tunnus 3343221-3. Osoite: Töölönkatu 35, 00100 Helsinki, Suomi.
Tietosuoja-asiat: contact@kokousvahti.fi. Puhelin: +358 40 585 4640. Voit lähettää kaikki tietosuojaan liittyvät kysymykset ja pyynnöt yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
2. Keräämämme henkilötiedot
Keräämme seuraavia henkilötietoja. Osa kerätään vain verkkosivustolla ja osa vain Kokousvahti-alustalla.
Verkkosivusto
Markkinointisivustolla ei ole tallennettavaa yhteydenottolomaketta, uutiskirjettä eikä tekoälyavustajaa. Jos otat meihin yhteyttä, käsittelemme ne tiedot, jotka itse annat.
- Sähköpostitse, puhelimitse tai WhatsAppilla lähettämäsi nimi, yhteystiedot ja viestin sisältö.
- Jos varaat demokalenterin kautta ajan, Googlen kalenteripalvelu käsittelee varaustietosi Googlen ehtojen mukaisesti.
- Teknisiä palvelinlokeja, joita hosting-palvelu voi muodostaa sivuston toimittamiseksi (esimerkiksi IP-osoite ja selaintyyppi). Emme käytä niitä profiilien rakentamiseen.
Kokousvahti-alusta
- Käyttäjätilin tiedot ja kirjautumistiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja profiilitunnisteet.
- Organisaation asetukset: seurantakohteet, hakuprofiilit ja muut palvelun konfigurointitiedot.
- Palvelussa antamasi sisältö: muistiinpanot, omat taulukot, hakukyselyt ja keskustelut tekoälyhaun kanssa.
- Teknisiä käyttötietoja: istuntotiedot, käyttö- ja virhelokit.
3. Käsittelyn tarkoitukset
Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.
- Palvelun tarjoaminen ja käyttäjätilien hallinta: palvelun toimittaminen, tilien ylläpito ja asiakastuki.
- Yhteydenottojen käsittely: vastaaminen sähköposti-, puhelin- ja kalenterivarauksiin.
- Viestintä palveluun liittyvistä asioista. Markkinointiviesteihin pyydämme erillisen suostumuksen.
- Palvelun kehittäminen ja tietoturva: väärinkäytösten ehkäisy, virheiden korjaus ja palvelun vakaus.
- Lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpito.
4. Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla GDPR:n mukaisilla perusteilla.
- Sopimuksen täytäntöönpano: käyttäjätilin ylläpito ja palvelun toimittaminen sinulle tai edustamallesi organisaatiolle.
- Suostumus: markkinointiviestintä ja mahdolliset analytiikkaevästeet, jos otamme ne käyttöön ja pyydämme suostumuksen.
- Oikeutettu etu: yhteydenottoihin vastaaminen, palvelun kehittäminen, tietoturva ja väärinkäytösten ehkäisy.
- Lakisääteinen velvoite: kirjanpito ja muut meitä sitovat velvoitteet.
5. Säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla.
- Käyttäjätilin tiedot säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen. Tilin poistamisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan 30 päivän kuluessa, jollei laki edellytä pidempää säilytystä.
- Yhteydenottoviestit säilytetään asian hoitamiseksi ja mahdollista asiakassuhdetta varten. Poistamme ne, kun asia on käsitelty eikä asiakassuhdetta synny.
- Sovelluslokit: 90 päivää. Virhelokit: 90 päivää. Tarkastuslokit: enintään 1 vuosi. Suojauslokit: enintään 2 vuotta.
- Kirjanpitoaineisto säilytetään enintään 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
Voit pyytää tilisi ja siihen liittyvien tietojen poistamista ottamalla meihin yhteyttä.
6. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietojesi turvallisuus on meille tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä luvattoman pääsyn estämiseksi.
- Yhteydet salataan TLS-yhteydellä, ja tiedot salataan myös levossa.
- Tietokantakyselyt eristetään organisaatiokohtaisesti (rivitason suojaus ja sovelluskerroksen suodatus).
- Pääsy tuotantoympäristöön on rajattu tehtäviensä vuoksi siihen oikeutetuille henkilöille, ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
- Muita toimenpiteitä ovat palomuurit, pääsynhallinta, istuntojen hallinta ja virheseuranta.
7. Evästeiden käyttö
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa. Käytämme evästeitä ja vastaavia tekniikoita seuraavasti.
- Markkinointisivusto: kieli valitaan osoitteesta (suomi juuressa, englanti /en-polussa). Emme aseta analytiikkaevästeitä emmekä näytä evästebanneria, koska sivusto ei kerää evästepohjaista analytiikkaa.
- Välttämättömät evästeet Kokousvahti-alustalla: ne hallitsevat kirjautumista ja istuntoa. Palvelu ei toimi ilman niitä.
- Valinnainen analytiikka: jos otamme sivustolla tai alustalla käyttöön käyttötiedon keruun, pyydämme siihen suostumuksen ennen evästeiden asettamista.
Evästeiden hallinta
Voit poistaa tai estää evästeitä selaimesi asetuksista. Jos estät välttämättömät evästeet, et voi kirjautua Kokousvahti-alustaan.
8. Käyttäjän oikeudet
Sinulla on tietosuojaoikeuksia, joiden avulla voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Tarjoamme GDPR:n mukaiset oikeudet:
- Oikeus saada pääsy tietoihin: oikeus saada vahvistus käsittelystä ja jäljennös tiedoista.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
- Oikeus tietojen poistamiseen: oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tietyissä tilanteissa.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
- Oikeus vastustaa käsittelyä: oikeus vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: oikeus saada tiedot jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.
- Oikeus peruuttaa suostumus: oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
- Oikeus tehdä valitus: oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
9. Tietosuojaselosteen muutokset
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta käytäntöjen, lainsäädännön tai palvelun ominaisuuksien muuttuessa.
Sivun yläreunassa näkyy viimeisin päivityspäivä. Jos teemme olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä käyttäjille.
10. Ota yhteyttä
Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, Kokousvahdin tietoturvasta tai muista Kokousvahtiin liittyvistä asioista, ota meihin yhteyttä osoitteessa contact@kokousvahti.fi. Voit myös käyttää yhteydenottosivua.
Palvelun käyttöehdot on kuvattu erikseen käyttöehdoissa.
